Purchasing dan E-Purchasing beserta Kelebihan dan Kelemahannya

Apa itu purchasing? Purchasing adalah suatu kegiatan dalam pembelian barang-barang. Purchasing tidak hanya melakukan pengadaan barang, melainkan juga jasa. Purchasing adalah proses pembeliaan dan pengadaan barang serta jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan swasta maupun pemerintahan. Adanya purchasing dilakukan untuk melancarkan kegiatan operasional di perusahaan tersebut.

Diketahui bahwa definisi purchasing adalah kegiatan dalam pembelian dan pengadaan barang serta jasa dalam suatu perusahaan, namun peran sebagai divisi purchasing tidak hanya itu saja. Ada beberapa tugas yang harus dilakukan oleh divisi purchasing hingga barang atau jasa tersebut tersedia, di antaranya sebagai berikut.

  • Menganalisis kebutuhan perusahaan. Contohnya, apabila ada peralatan kantor yang sudah tidak layak pakai sehingga harus diganti.
  • Menerima permintaan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  • Menentukan vendor yang tepat dan berkualitas sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  • Melakukan pemesanan barang atau jasa kepada vendor.
  • Memantau barang hingga sampai di gudang tepat waktu.
  • Memeriksa dan memastikan kualitas pesanan sesuai dengan yang diinginkan.
  • Membayar faktur barang yang telah dipesan. Barang yang telah dibeli dapat dilakukan pembayaran secara dicicil ataupun tunai.

Purchasing adalah suatu divisi yang harus ada dan sangat penting dalam perusahaan. Tanpa adanya divisi purchasing akan memungkin suatu perusahaan kesulitan dalam mengatur pengadaan barang atau jasa. Akibatnya, operasional di dalam perusahaan tersebut akan terganggu.

Walaupun purchasing adalah divisi yang penting dalam suatu perusahaan, divisi ini memiliki kelemahan dan kelebihannya. Kelemahan divisi purchasing adalah kegiatan ini dapat menambah biaya pengeluaran perusahaan karena divisi purchasing harus terus memantau barang pesanannya kepada vendor. Dengan demikian divisi purchasing harus mengontak vendor untuk memastikan keadaan barang. Tidak hanya itu, dengan panjangnya proses yang ada, kegiatan ini dinilai kurang efektif sebab dalam prosesnya cukup memakan banyak waktu.

Sedangkan, kelebihan divisi purchasing adalah divisi tersebut memiliki banyak koneksi vendor-vendor pengadaan barang sehingga terjalin suatu hubungan yang akrab antara vendor dan divisi purchasing. Hal ini akan menguntungkan perusahaan.

Kini, dalam proses pembelian dan pengadaan barang dapat dilakukan secara online sehingga dikenal dengan istilah E-Purchasing. Dalam PerPres Nomor 54 tahun 2010, E-Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa melalui katalog elektronik. Namun, agak sedikit berbeda bahwa pada swasta E-Purchasing adalah proses pembelian dan penjualan barang, pembuatan daftar barang sampai pembayaran dilakukan secara online.

Sama halnya dengan sistem purchasing manual, E-Purchasing juga memiliki kelebihan dan kelemahan, Kelebihan E-Purchasing adalah di antaranya sebagai berikut.

  • mudah digunakan,
  • lebih akurat,
  • hemat biaya,
  • tidak ada proses sanggahan,
  • mudah untuk diawasi,
  • pasar lebih mudah terbentuk
  • pengiriman lebih cepat
  • Penyerapan anggaran cepat
  • Hemat waktu
  • Tidak diskriminasi
  • Penggunaan SDM maksimal

Sedangkan, kelemahan yang dimiliki oleh sistem E-Purchasing ini adalah di antaranya sebagai berikut

  • Pengguna harus beradaptasi dengan sistem baru
  • Internet tidak tersedia di semua daerah
  • Resiko diretas oleh hacker

Dengan demikian, kita sudah mulai memahami bahwa purchasing adalah proses pembelian dan pengadaan barang ataupun jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang dilakukan oleh divisi purchasing. Semakin berkembangnya teknologi digital, purchasing mengalami inovasi menjadi E-Purchasing. E-Purchasing adalah proses pengadaan dan pembelian barang ataupun jasa yang dilakukan secara online. Dari kedua sistem tersebut dapat dilihat bahwa keduanya memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing.

Sumber: https://promise.co.id/purchasing-adalah-definisi-e-purchasing/

Sumber gambar: https://www.fulfil.io/solution/purchasing-procurement

 

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *